EXCEL技巧篇(一)
發(fā)布日期:2016/07/29 09:52:40已瀏覽:

本專(zhuān)題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手,領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風(fēng)情。 

 

       一、讓不同類(lèi)型數據用不同顏色顯示 
  在工資表中,如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示,大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示,低于1000元的工資總額以“棕色”顯示,其它以“黑色”顯示,我們可以這樣設置。 
  1.打開(kāi)“工資表”工作簿,選中“工資總額”所在列,執行“格式→條件格式”命令,打開(kāi)“條件格式”對話(huà)框。單擊第二個(gè)方框右側的下拉按鈕,選中“大于或等于”選項,在后面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕,打開(kāi)“單元格格式”對話(huà)框,將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。 
  2.按“添加”按鈕,并仿照上面的操作設置好其它條件(大于等于1500,字體設置為“藍色”;小于1000,字體設置為“棕色”)。 
  3.設置完成后,按下“確定”按鈕。 
  看看工資表吧,工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來(lái)了。 

       二、建立分類(lèi)下拉列表填充項 
  我們常常要將企業(yè)的名稱(chēng)輸入到表格中,為了保持名稱(chēng)的一致性,利用“數據有效性”功能建了一個(gè)分類(lèi)下拉列表填充項。 
  1.在Sheet2中,將企業(yè)名稱(chēng)按類(lèi)別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”等)分別輸入不同列中,建立一個(gè)企業(yè)名稱(chēng)數據庫。 
  2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱(chēng)所在列),在“名稱(chēng)”欄內,輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后,按“回車(chē)”鍵進(jìn)行確認。   仿照上面的操作,將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”…… 
  3.切換到Sheet1中,選中需要輸入“企業(yè)類(lèi)別”的列(如C列),執行“數據→有效性”命令,打開(kāi)“數據有效性”對話(huà)框。在“設置”標簽中,單擊“允許”右側的下拉按鈕,選中“序列”選項,在下面的“來(lái)源”方框中,輸入“工業(yè)企業(yè)”,“商業(yè)企業(yè)”,“個(gè)體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號隔開(kāi)),確定退出。 
  再選中需要輸入企業(yè)名稱(chēng)的列(如D列),再打開(kāi)“數據有效性”對話(huà)框,選中“序列”選項后,在“來(lái)源”方框中輸入公式:=INDIRECT(C1),確定退出。 
  4.選中C列任意單元格(如C4),單擊右側下拉按鈕,選擇相應的“企業(yè)類(lèi)別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格(如D4),單擊下拉按鈕,即可從相應類(lèi)別的企業(yè)名稱(chēng)列表中選擇需要的企業(yè)名稱(chēng)填入該單元格中。 
  提示:在以后打印報表時(shí),如果不需要打印“企業(yè)類(lèi)別”列,可以選中該列,右擊鼠標,選“隱藏”選項,將該列隱藏起來(lái)即可。

 

  三、建立“常用文檔”新菜單 
  在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔”菜單,將常用的工作簿文檔添加到其中,方便隨時(shí)調用。 
  1.在工具欄空白處右擊鼠標,選“自定義”選項,打開(kāi)“自定義”對話(huà)框。在“命令”標簽中,選中“類(lèi)別”下的“新菜單”項,再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。 
  按“更改所選內容”按鈕,在彈出菜單的“命名”框中輸入一個(gè)名稱(chēng)(如“常用文檔”)。 
  2.再在“類(lèi)別”下面任選一項(如“插入”選項),在右邊“命令”下面任選一項(如“超鏈接”選項),將它拖到新菜單(常用文檔)中,并仿照上面的操作對它進(jìn)行命名(如“工資表”等),建立第一個(gè)工作簿文檔列表名稱(chēng)。 
  重復上面的操作,多添加幾個(gè)文檔列表名稱(chēng)。 
  3.選中“常用文檔”菜單中某個(gè)菜單項(如“工資表”等),右擊鼠標,在彈出的快捷菜單中,選“分配超鏈接→打開(kāi)”選項,打開(kāi)“分配超鏈接”對話(huà)框。通過(guò)按“查找范圍”右側的下拉按鈕,定位到相應的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾,并選中該工作簿文檔。 
  重復上面的操作,將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來(lái)。 
  4.以后需要打開(kāi)“常用文檔”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí),只要展開(kāi)“常用文檔”菜單,單擊其中的相應選項即可。 
  提示:盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中,但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。

 

  四、制作“專(zhuān)業(yè)符號”工具欄 
  在編輯專(zhuān)業(yè)表格時(shí),常常需要輸入一些特殊的專(zhuān)業(yè)符號,為了方便輸入,我們可以制作一個(gè)屬于自己的“專(zhuān)業(yè)符號”工具欄。 
  1.執行“工具→宏→錄制新宏”命令,打開(kāi)“錄制新宏”對話(huà)框,輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個(gè)人宏工作簿”中,然后“確定”開(kāi)始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕,然后將需要的特殊符號輸入到某個(gè)單元格中,再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕,完成宏的錄制。 
  仿照上面的操作,一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。 
  2.打開(kāi)“自定義”對話(huà)框,在“工具欄”標簽中,單擊“新建”按鈕,彈出“新建工具欄”對話(huà)框,輸入名稱(chēng)——“專(zhuān)業(yè)符號”,確定后,即在工作區中出現一個(gè)工具條。 
  切換到“命令”標簽中,選中“類(lèi)別”下面的“宏”,將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專(zhuān)業(yè)符號”欄上(有多少個(gè)特殊符號就拖多少個(gè)按鈕)。 
  3.選中其中一個(gè)“自定義按鈕”,仿照第2個(gè)秘技的第1點(diǎn)對它們進(jìn)行命名。 
  4.右擊某個(gè)命名后的按鈕,在隨后彈出的快捷菜單中,選“指定宏”選項,打開(kāi)“指定宏”對話(huà)框,選中相應的宏(如fuhao1等),確定退出。 
  重復此步操作,將按鈕與相應的宏鏈接起來(lái)。 
  5.關(guān)閉“自定義”對話(huà)框,以后可以像使用普通工具欄一樣,使用“專(zhuān)業(yè)符號”工具欄,向單元格中快速輸入專(zhuān)業(yè)符號了。

 

  五、用“視面管理器”保存多個(gè)打印頁(yè)面 
  有的工作表,經(jīng)常需要打印其中不同的區域,用“視面管理器”吧。 
  1.打開(kāi)需要打印的工作表,用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉,選中它們再右擊鼠標,在隨后出現的快捷菜單中,選“隱藏”選項,將不需要打印的行(或列)隱藏起來(lái)。 
  2.執行“視圖→視面管理器”命令,打開(kāi)“視面管理器”對話(huà)框,單擊“添加”按鈕,彈出“添加視面”對話(huà)框,輸入一個(gè)名稱(chēng)(如“上報表”)后,單擊“確定”按鈕。 
  3.將隱藏的行(或列)顯示出來(lái),并重復上述操作,“添加”好其它的打印視面。 
  4.以后需要打印某種表格時(shí),打開(kāi)“視面管理器”,選中需要打印的表格名稱(chēng),單擊“顯示”按鈕,工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來(lái),簡(jiǎn)單設置、排版一下,按下工具欄上的“打印”按鈕,一切就OK了。

 

    六、讓數據按需排序 
  如果你要將員工按其所在的部門(mén)進(jìn)行排序,這些部門(mén)名稱(chēng)既的有關(guān)信息不是按拼音順序,也不是按筆畫(huà)順序,怎么辦?可采用自定義序列來(lái)排序。 
  1.執行“格式→選項”命令,打開(kāi)“選項”對話(huà)框,進(jìn)入“自定義序列”標簽中,在“輸入序列”下面的方框中輸入部門(mén)排序的序列(如“機關(guān),車(chē)隊,一車(chē)間,二車(chē)間,三車(chē)間”等),單擊“添加”和“確定”按鈕退出。 
  2.選中“部門(mén)”列中任意一個(gè)單元格,執行“數據→排序”命令,打開(kāi)“排序”對話(huà)框,單擊“選項”按鈕,彈出“排序選項”對話(huà)框,按其中的下拉按鈕,選中剛才自定義的序列,按兩次“確定”按鈕返回,所有數據就按要求進(jìn)行了排序。 


        七、把數據徹底隱藏起來(lái) 
  工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱,只好將它隱藏起來(lái)了。 
  1.選中需要隱藏內容的單元格(區域),執行“格式→單元格”命令,打開(kāi)“單元格格式”對話(huà)框,在“數字”標簽的“分類(lèi)”下面選中“自定義”選項,然后在右邊“類(lèi)型”下面的方框中輸入“;;;”(三個(gè)英文狀態(tài)下的分號)。 
  2.再切換到“保護”標簽下,選中其中的“隱藏”選項,按“確定”按鈕退出。 
  3.執行“工具→保護→保護工作表”命令,打開(kāi)“保護工作表”對話(huà)框,設置好密碼后,“確定”返回。 
  經(jīng)過(guò)這樣的設置以后,上述單元格中的內容不再顯示出來(lái),就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。 
  提示:在“保護”標簽下,請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號,這樣可以防止別人刪除你隱藏起來(lái)的數據。

 

  八、讓中、英文輸入法智能化地出現 
  在編輯表格時(shí),有的單元格中要輸入英文,有的單元格中要輸入中文,反復切換輸入法實(shí)在不方便,何不設置一下,讓輸入法智能化地調整呢? 
  選中需要輸入中文的單元格區域,執行“數據→有效性”命令,打開(kāi)“數據有效性”對話(huà)框,切換到“輸入法模式”標簽下,按“模式”右側的下拉按鈕,選中“打開(kāi)”選項后,“確定”退出。 
  以后當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個(gè)單元格時(shí),中文輸入法(輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法)自動(dòng)打開(kāi),當選中其它單元格時(shí),中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。

 
  九、讓“自動(dòng)更正”輸入統一的文本 
  你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本,如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。 
  1.執行“工具→自動(dòng)更正”命令,打開(kāi)“自動(dòng)更正”對話(huà)框。 
  2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符,“pcw”用小寫(xiě)),在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”,再單擊“添加”和“確定”按鈕。 
  3.以后如果需要輸入上述文本時(shí),只要輸入“pcw”字符?此時(shí)可以不考慮“pcw”的大小寫(xiě)?,然后確認一下就成了。

 
  十、在Excel中自定義函數 
  Excel函數雖然豐富,但并不能滿(mǎn)足我們的所有需要。我們可以自定義一個(gè)函數,來(lái)完成一些特定的運算。下面,我們就來(lái)自定義一個(gè)計算梯形面積的函數: 
  1.執行“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵),打開(kāi)Visual Basic編輯窗口。 
  2.在窗口中,執行“插入→模塊”菜單命令,插入一個(gè)新的模塊——模塊1。 
  3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼: 
  Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function 
  4.關(guān)閉窗口,自定義函數完成。 
  以后可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。 
  提示:用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用。

 

  十一、表頭下面襯張圖片 
  為工作表添加的背景,是襯在整個(gè)工作表下面的,能不能只襯在表頭下面呢? 
  1.執行“格式→工作表→背景”命令,打開(kāi)“工作表背景”對話(huà)框,選中需要作為背景的圖片后,按下“插入”按鈕,將圖片襯于整個(gè)工作表下面。 
  2.在按住Ctrl鍵的同時(shí),用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區域)中拖拉,同時(shí)選中這些單元格(區域)。 
  3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕,在隨后出現的“調色板”中,選中“白色”。經(jīng)過(guò)這樣的設置以后,留下的單元格下面襯上了圖片,而上述選中的單元格(區域)下面就沒(méi)有襯圖片了(其實(shí),是圖片被“白色”遮蓋了)。 
  提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。

 

  十二、用連字符“&”來(lái)合并文本 
  如果我們想將多列的內容合并到一列中,不需要利用函數,一個(gè)小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。 
  1.在D列后面插入兩個(gè)空列(E、F列),然后在D1單元格中輸入公式:=B1&C1&D1。 
  2.再次選中D1單元格,用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中,B、C、D列的內容即被合并到E列對應的單元格中。 
  3.選中E列,執行“復制”操作,然后選中F列,執行“編輯→選擇性粘貼”命令,打開(kāi)“選擇性粘貼”對話(huà)框,選中其中的“數值”選項,按下“確定”按鈕,E列的內容(不是公式)即被復制到F列中。 
  4.將B、C、D、E列刪除,完成合并工作。 
  提示:完成第1、2步的操作,合并效果已經(jīng)實(shí)現,但此時(shí)如果刪除B、C、D列,公式會(huì )出現錯誤。故須進(jìn)行第3步操作,將公式轉換為不變的“值”。 

 

  十三、生成績(jì)條 
  常有朋友問(wèn)“如何打印成績(jì)條”這樣的問(wèn)題,有不少人采取錄制宏或VBA的方法來(lái)實(shí)現,這對于初學(xué)者來(lái)說(shuō)有一定難度。出于此種考慮,我在這里給出一種用函數實(shí)現的簡(jiǎn)便方法。 
  此處假定學(xué)生成績(jì)保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區域中,其中第1行為標題,第2行為學(xué)科名稱(chēng)。 
  1.切換到Sheet2工作表中,選中A1單元格,輸入公式:=IF(MOD(ROW(),3)=0,″″,IF(0MOD?ROW(),3(=1,sheet1!Aū,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(((ROW()+4)/3)+1),COLUMN())))。 
  2.再次選中A1單元格,用“填充柄”將上述公式復制到B1至G1單元格中;然后,再同時(shí)選中A1至G1單元格區域,用“填充柄”將上述公式復制到A2至G185單元格中。 
  至此,成績(jì)條基本成型,下面簡(jiǎn)單修飾一下。 
  3.調整好行高和列寬后,同時(shí)選中A1至G2單元格區域(第1位學(xué)生的成績(jì)條區域),按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕,在隨后出現的邊框列表中,選中“所有框線(xiàn)”選項,為選中的區域添加邊框(如果不需要邊框,可以不進(jìn)行此步及下面的操作)。 
  4.同時(shí)選中A1至G3單元格區域,點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕,然后按住鼠標左鍵,自A4拖拉至G186單元格區域,為所有的成績(jì)條添加邊框。 
  按“打印”按鈕,即可將成績(jì)條打印出來(lái)。

 

  十四、Excel幫你選函數 
  在用函數處理數據時(shí),常常不知道使用什么函數比較合適。Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小范圍,挑選出合適的函數。 
  執行“插入→函數”命令,打開(kāi)“插入函數”對話(huà)框,在“搜索函數”下面的方框中輸入要求(如“計數”),然后單擊“轉到”按鈕,系統即刻將與“計數”有關(guān)的函數挑選出來(lái),并顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關(guān)的幫助文件,即可快速確定所需要的函數。

 

  十五、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)單元格內的數據 
  有時(shí),我們編輯某個(gè)工作表(Sheet1)時(shí),需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個(gè)單元格的內容,可以利用Excel的“監視窗口”功能來(lái)實(shí)現。 
  執行“視圖→工具欄→監視窗口”命令,打開(kāi)“監視窗口”,單擊其中的“添加監視”按鈕,展開(kāi)“添加監視點(diǎn)”對話(huà)框,用鼠標選中需要查看的單元格后,再單擊“添加”按鈕。重復前述操作,添加其它“監視點(diǎn)”。 
  以后,無(wú)論在哪個(gè)工作表中,只要打開(kāi)“監視窗口”,即可查看所有被監視點(diǎn)單元格內的數據和相關(guān)信息。

 
  十六、為單元格快速畫(huà)邊框 
  在Excel 2002以前的版本中,為單元格區域添加邊框的操作比較麻煩,Excel 2002對此功能進(jìn)行了全新的拓展。 
  單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕,在隨后彈出的下拉列表中,選“繪圖邊框”選項,或者執行“視圖→工具欄→邊框”命令,展開(kāi)“邊框”工具欄。 
  單擊工具欄最左側的下拉按鈕,選中一種邊框樣式,然后在需要添加邊框的單元格區域中拖拉,即可為相應的單元格區域快速畫(huà)上邊框。 
  提示:①如果畫(huà)錯了邊框,沒(méi)關(guān)系,選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕,然后在錯誤的邊框上拖拉一下,就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫(huà)出不同顏色的邊框,可以先按工具欄右側的“線(xiàn)條顏色”按鈕,在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后,再畫(huà)邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫(huà)上對角的斜線(xiàn)。 
                  
  十七、控制特定單元格輸入文本的長(cháng)度 
  你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數,或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時(shí)候,Excel就能自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告,那該多好啊!要實(shí)現這一功能,對Excel來(lái)說(shuō),也并不難。 
  例如我們將光標定位到一個(gè)登記“年份”的單元格中,為了輸入的統一和計算的方便,我們希望“年份”都用一個(gè)四位數來(lái)表示。所以,我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長(cháng)度”。然后在“數據”下拉菜單中選擇“等于”,且“長(cháng)度”為“4”。同時(shí),我們再來(lái)到“出錯警告”卡片中,將“輸入無(wú)效數據時(shí)顯示的出錯警告”設為“停止”,并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數年份?!弊謽?。 
  很顯然,當如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數時(shí),Excel就會(huì )彈出示的警告對話(huà)框,告訴你出錯原因,并直到你輸入了正確“樣式”的數值后方可繼續錄入。神奇吧?其實(shí),在Excel的“數據有效性”判斷中,還有許多特殊類(lèi)型的數據格式可選,比如“文本類(lèi)型”啊,“序列大小”啊,“時(shí)間遠近”啊,如你有興趣,何不自作主張,自己設計一種檢測標準,讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。

 

  十八、成組填充多張表格的固定單元格 
  我們知道每次打開(kāi)Excel,軟件總是默認打開(kāi)多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力,更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調工作。要協(xié)調關(guān)聯(lián),當然首先就需要同步輸入。因此,在很多情況下,都會(huì )需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。 
  那么如何對表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標簽名“Sheet1”,然后按住Shift鍵,單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”(如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起,可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選)。此時(shí),我們看到Excel的標題欄上的名稱(chēng)出現了“工作組”字樣,我們就可以進(jìn)行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫(xiě)點(diǎn)什么,我們發(fā)現,“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。 
  但是,僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如,我們需要將多張表格中相同位置的數據統一改變格式該怎么辦呢?首先,我們得改變第一張表格的數據格式,再單擊“編輯”菜單的“填充”選項,然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時(shí),Excel會(huì )彈出“填充成組工作表”的對話(huà)框,在這里我們選擇“格式”一項,點(diǎn)“確定”后,同組中所有表格該位置的數據格式都改變了。

 
  十九、改變文本的大小寫(xiě) 
  在Excel中,為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式,也不是數據庫,而是函數。不要以為Excel中的函數只是針對數字,其實(shí)只要是寫(xiě)進(jìn)表格中的內容,Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫(xiě)。 
  在Excel 2002中,至少提供了三種有關(guān)文本大小寫(xiě)轉換的函數。它們分別是:“=UPPER(源數據格)”,將文本全部轉換為大寫(xiě);“=LOWER(源數據格)”,將文本全部轉換成小寫(xiě);“=PROPER(源數據格)”,將文本轉換成“適當”的大小寫(xiě),如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫(xiě)等。例如,我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫(xiě)的“excel”,然后在目標單元格中輸入“=UPPER(A1)”,回車(chē)后得到的結果將會(huì )是“EXCEL”。同樣,如果我們在A(yíng)3單元格中輸入“mr.weiwei”,然后我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3)”,那么我們得到的結果就將是“Mr.Weiwei”了。

 
  二十、提取字符串中的特定字符 
  除了直接輸入外,從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入,絕對是一種省時(shí)又省事的方法,特別是對一些樣式雷同的信息更是如此,比如員工名單、籍貫等信息。 
  如果我們想快速從A4單元格中提取稱(chēng)謂的話(huà),最好使用“=RIGHT(源數據格,提取的字符數)”函數,它表示“從A4單元格最右側的字符開(kāi)始提取2個(gè)字符”輸入到此位置。當然,如果你想提取姓名的話(huà),則要使用“=LEFT(源數據格,提取的字符數)”函數了。還有一種情況,我們不從左右兩端開(kāi)始,而是直接從數據中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個(gè)字時(shí),就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是:在A(yíng)5單元格中提取第4個(gè)字符后的兩個(gè)字符,也就是第4和第5兩個(gè)字。

 

  二十一、把基數詞轉換成序數詞

  將英文的基數詞轉換成序數詞是一個(gè)比較復雜的問(wèn)題。因為它沒(méi)有一個(gè)十分固定的模式:大多數的數字在變成序數詞都是使用的“th”后綴,但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結尾的。而且,“11”、“12”、“13”這3個(gè)數字又不一樣,它們卻仍然是以“th”結尾的。因此,實(shí)現起來(lái)似乎很復雜。其實(shí),只要我們理清思路,找準函數,只須編寫(xiě)一個(gè)公式,就可輕松轉換了。不信,請看:“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式盡管一長(cháng)串,不過(guò)含義卻很明確:①如果數字是以“11”、“12”、“13”結尾的,則加上“th”后綴;②如果第1原則無(wú)效,則檢查最后一個(gè)數字,以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”;③如果第1、2原則都無(wú)效,那么就用“th”。因此,基數詞和序數詞的轉換實(shí)現得如此輕松和快捷。

 

  二十二、用特殊符號補齊位數
  和財務(wù)打過(guò)交道的人都知道,在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的“安全填寫(xiě)法”,那就是將金額中的空位補齊,或者在款項數據的前面加上“$”之類(lèi)的符號。其實(shí),在Excel中也有類(lèi)似的輸入方法,那就是“REPT”函數。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”,填充位數)”。
  比如,我們要在中A2單元格里的數字結尾處用“#”號填充至16位,就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我們要將A3單元格中的數字從左側用“#”號填充至16位,就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”;另外,如果我們想用“#”號將A4中的數值從兩側填充,則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;如果你還嫌不夠專(zhuān)業(yè),要在A(yíng)5單元格數字的頂頭加上“$”符號的話(huà),那就改為:“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”,一定能滿(mǎn)足你的要求。

 

  二十三、創(chuàng )建文本直方圖
  除了重復輸入之外,“REPT”函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創(chuàng )建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡(jiǎn)單,就是利用特殊符號的智能重復,按照指定單元格中的計算結果表現出長(cháng)短不一的比較效果。
  比如我們首先制作一張年度收支平衡表,然后將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區,將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區。然后根據表中已有結果“D列”的數值,用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來(lái)。具體步驟如下:
  在E3單元格中寫(xiě)入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”,也拖動(dòng)填充柄至G14。我們看到,一個(gè)沒(méi)有動(dòng)用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前,方便直觀(guān),簡(jiǎn)單明了。

 

  二十四、計算單元格中的總字數
  有時(shí)候,我們可能對某個(gè)單元格中字符的數量感興趣,需要計算單元格中的總字數。要解決這個(gè)問(wèn)題,除了利用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬計算外,還要動(dòng)用“TRIM”函數來(lái)刪除空格。比如現在A(yíng)1單元格中輸入有“how many words?”字樣,那么我們就可以用如下的表達式來(lái)幫忙:
  “=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”
  該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數創(chuàng )建一個(gè)新字符串,并且利用“TRIM”函數刪除其中字符間的空格,然后計算此字符串和原字符串的數位差,從而得出“空格”的數量,最后將空格數+1,就得出單元格中字符的數量了。

 

  二十五、關(guān)于歐元的轉換
  這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時(shí)選擇的是默認方式,那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過(guò),我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”,然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項,“確定”后Excel 2002就會(huì )自行安裝了。
  完成后我們再次打開(kāi)“工具”菜單,單擊“歐元轉換”,一個(gè)獨立的專(zhuān)門(mén)用于歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現了。與Excel的其他函數窗口一樣,我們可以通過(guò)鼠標設置貨幣轉換的“源區域”和“目標區域”,然后再選擇轉換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價(jià)一覽表。當然,為了使歐元的顯示更顯專(zhuān)業(yè),我們還可以點(diǎn)擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕,這樣所有轉換后的貨幣數值都是歐元的樣式了。 



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